D. 06/08/2004

2. La gestione ed il coordinamento. I progetti di formazione in modalità e-learning, al pari di molti progetti formativi tradizionali, si sviluppano in linea con i processi di cambiamento che spesso comportano la definizione di nuovi obiettivi e di nuovi profili professionali. L'individuazione di questi ultimi, e delle conseguenti necessità formative, è un compito che non puo' essere affidato all'esterno della struttura dell'amministrazione, perchè presuppone una profonda conoscenza della missione e del modo di operare della stessa, delle varie attribuzioni di competenze esistenti e dei rapporti interni tra le diverse unità operative. Il ruolo attivo dell'amministrazione non deve, tuttavia, limitarsi alla sola fase progettuale - nella quale devono comunque essere previste anche le attività di gestione ed i relativi costi - ma occorre un controllo continuo e vigile durante tutte le fasi del processo. In particolare, nella fase di erogazione del servizio la gestione operativa richiede una puntuale attività di coordinamento, nonchè una scrupolosa azione di verifica del raggiungimento degli obiettivi e di monitoraggio. A tal fine è necessario prevedere una figura manageriale interna all'amministrazione - non necessariamente coincidente con il responsabile della progettazione - che coordini le attività didattiche, garantisca i livelli di servizio, dialoghi con le parti: la domanda, rappresentata dai discenti, e l'offerta (tutor, team tecnico, ecc.). Nel caso, poi, di affidamento all'esterno la ditta appaltatrice dovrà garantire un proprio responsabile di progetto, che sarà l'interlocutore del coordinatore interno, che è una figura, per quanto detto, di grande rilievo, come del resto evidenziato nella direttiva che precede. Si sottolinea, da ultimo, che le tradizionali attività di monitoraggio possono essere svolte sia utilizzando risorse interne, sia facendo ricorso a società specializzate esterne all'amministrazione; in ogni caso le risorse umane e quelle economiche ritenute necessarie devono essere adeguatamente valutate nell'ambito dei costi da sostenere per la realizzazione del progetto.

3. L'impatto organizzativo. La direttiva del 13 dicembre 2001 - sopra-richiamata - ha sottolineato l'esigenza che i piani formativi nascano nell'ambito organizzativo al quale sono destinati ed ha anche evidenziato che detti piani, a loro volta, hanno un impatto sull'organizzazione del lavoro. Questa considerazione è, a maggiore ragione, vera e fondata per quanto concerne i progetti formativi in modalità e-learning. Negli enti pubblici molto spesso questa tipologia di progetti viene avviata e gestita dall'area preposta alla formazione, che - anche in relazione all'evoluzione legislativa e tecnologica che sta coinvolgendo la pubblica amministrazione nel suo complesso - si tende, ora, a dotare in maniera sempre piu' consistente di autonomia gestionale, tecnico/operativa e finanziaria. In buona sostanza, l'attività svolta nel campo della formazione genera interventi innovativi che, a loro volta, poi, producono ulteriori elementi di innovazione. Negli enti caratterizzati da una struttura e da una organizzazione particolarmente solide, la competenza in materia di attività formative è affidata ad un apposito nucleo - costituito nell'ambito dell'area preposta alla formazione - che svolge compiti di coordinamento e di assistenza sul piano metodologico e si occupa, inoltre, di rilevare le esigenze che, sotto questo profilo, interessano l'intera struttura dell'ente. Esiste, poi, una rete di referenti, distribuiti nelle diverse aree dell'ente stesso, che svolgono un ruolo fondamentale di rilevazione delle esigenze formative - anche di settore - di programmazione delle relative attività, di valutazione del grado di apprendimento e dell'impatto che ne deriva. Nell'ampio scenario organizzativo sinteticamente delineato, risulta evidente che l'attività di formazione in e-learning contribuisce certamente a creare una conoscenza condivisa su temi specifici che interessano diverse competenze e rappresenta, quindi, un volano valido per il conseguimento di concreti obiettivi di innovazione sul piano organizzativo e sul piano tecnologico. La fase di progettazione della formazione in e-learning richiede il coinvolgimento attivo degli uffici interessati, degli uffici che si occupano della formazione

- che devono affrontare problematiche nuove e utilizzare nuove metodologie e tecnologie -e degli uffici dei responsabili dei sistemi informativi. L'aggiornamento dei dipendenti degli uffici addetti alla formazione e la loro collaborazione con gli uffici competenti in materia di sistemi informativi sono presupposti indispensabili per il successo del progetto formativo. La fase di erogazione, malgrado diffuse considerazioni ottimistiche sulla flessibilità dell'e-learning, presenta notevoli problemi organizzativi. Infatti, la modalità e-learning permette di erogare servizi di formazione senza che il dipendente debba allontanarsi dal proprio luogo di lavoro e senza che ven gano imposti vincoli temporali; essa, pero', richiede comunque una ridistribuzione dei carichi di lavoro nel periodo di formazione, in modo da prevedere un congruo numero di ore settimanali da dedicare alle attività didattiche programmate, nonchè la predisposizione di apposite stazioni di lavoro o di piccoli laboratori locali, destinati alla fruizione dei materiali didattici ed allo svolgimento delle attività collaborative. In molti casi, inoltre, il dipendente avrà bisogno di acquisire familiarità con uno strumento che non usa abitualmente e il percorso formativo dovrà quindi iniziare con l'alfabetizzazione informatica. In presenza di queste circostanze, il dipendente durante il periodo di formazione dovrà essere posto nella condizione di disporre di un adeguato supporto tecnico e di una sistemazione logistica che gli permettano di utilizzare a pieno le potenzialità offerte dalla modalità e-learning. Va anche considerato che le infrastrutture tecnologiche (server, reti, stazioni di lavoro) disponibili presso l'amministrazione sono state disegnate in previsione di un normale carico di lavoro degli uffici e sarà quindi necessario verificare che le stesse siano adeguate anche ai fini dell'attività formativa. Da questo punto di vista la tecnologia svolge un ruolo determinante e una sua eventuale inadeguatezza potrebbe far fallire anche un progetto ottimo sotto il profilo didattico. Qualora, poi, l'amministrazione scelga di rivolgersi ad un fornitore di servizi tecnologici (ASP - Application Service Provider, oppure LSP - Learning Service Provider), andrà verificata l'adeguatezza dei livelli di servizio forniti e dovrà essere assicurata l'interoperabilità con gli eventuali sistemi presenti.

4. I ruoli. Le figure che intervengono in un processo di e-learning sono qui analizzate distinguendo la posizione della P.A. - che rappresenta la domanda di formazione

- da quella dei possibili fornitori del percorso formativo, che rappresentano l'offerta. Dal lato della domanda - come anticipato nella direttiva - è essenziale prevedere una figura interna a una o piu' amministrazioni (oppure la riqualificazione di una figura già presente nell'area delle risorse umane) che conosca il contesto ambientale e le problematiche che esso pone, nonchè le persone con le quali viene in contatto e sia pertanto in grado di coordinare gli interventi da effettuare, di dialogare con le parti (che rappresentano, come accennato, da un lato la domanda, dall'altro l'offerta), di promuovere, in definitiva, un concreto cambiamento nei processi formativi. L'anzidetta figura dovrà svolgere funzioni di: coordinamento e pianificazione degli interventi, per valutare i fabbisogni formativi e valorizzare le risorse umane; e cio' non solo alla luce delle esigenze dell'organizzazione ma anche tenendo in debita considerazione le peculiari caratteristiche, le inclinazioni, le motivazioni delle persone coinvolte; comunicazione tra domanda e offerta, ovvero interfaccia tra l'amministrazione e i fornitori dei servizi di formazione on-line; a questo proposito si richiede il possesso di competenze in materia di e-learning che consentano di cogliere e rappresentare le esigenze dell'organizzazione e di valutare adeguatamente le proposte formulate dalla parte che rappresenta l'offerta; change management, ovvero promozione e sviluppo graduale della cultura dell'e-learning, anche attraverso un'opportuna pianificazione dell'attività di formazione (programmando la verifica e l'eventuale aggiornamento delle competenze informatiche, per es. in modalità blended). Dal lato dell'offerta le funzioni fondamentali di un processo di e-learning sono: la progettazione, la produzione, l'erogazione del servizio. Sotto questo profilo, le competenze necessarie sono molteplici e variamente distribuite, oltre che reperibili nell'ambito delle funzioni e delle fasi in precedenza indicate. Qui di seguito sono elencate le funzioni in cui si concentra una serie di ruoli complessi e che possono essere variamente distribuite - o anche parzialmente sovrapposte - in relazione alla scala territoriale di riferimento, alla complessità del progetto, alla circostanza che il progetto venga realizzato all'interno dell'amministrazione, ovvero venga fatto ricorso a forme di outsourcing. Si tratta delle funzioni di: project manager, che è responsabile dell'organizzazione e della gestione complessiva del progetto, di cui inoltre pubblica i contenuti; gestisce gli accessi al sistema; aggiorna il catalogo dell'offerta formativa; crea le classi virtuali; coordina i tutor e ne raccoglie e integra i report; instructional designer, che definisce le metodologie didattiche ed elabora i contenuti e lo storyboard per la traduzione nel formato multimediale programmato; esperto dei contenuti, che definisce i contenuti e ne cura l'armonizzazione (puo' essere una o piu' persone); team di sviluppo: che è un insieme di figure che realizza e implementa i contenuti formativi e comprende: il progettista dell'architettura tecnologica; il content editor, che cura, controlla, approva e aggiorna i contenuti; il multimedia developer, che realizza la versione multimediale dei contenuti. docente/mentor, che cura il processo di erogazione dei contenuti formativi e quello di apprendimento attraverso varie tipologie di attività, volte tutte a fornire un supporto per quanto attiene, in particolare, all'impatto con il materiale impiegato e la migliore comprensione dello stesso. Nello specifico, questa figura svolge i seguenti compiti: è responsabile della gestione e del monitoraggio di una classe virtuale durante l'intero percorso didattico (attraverso sessioni live, sistemi automatici tipo quiz, correzione di progetti ed elaborati); offre un contributo ai fini della comprensione dei contenuti del corso, rispondendo tempestivamente ai quesiti e alle richieste di chiarimento su chat, forum e e-mail; propone gli aggiornamenti dei contenuti del corso in relazione all'andamento effettivo della classe, in quanto, osservando da vicino le esigenze dei discenti e monitorando le attività è in grado di comprenderne i punti di forza e le eventuali lacune da colmare; valuta i discenti durante il percorso formativo ed al termine dello stesso; tutor di processo/animatore, che segue il percorso formativo del discente, per il quale diventa un valido punto di riferimento; assiste e supporta il discente e la classe virtuale, monitorando i vari stadi di apprendimento anche tramite il sistema di «tracciamento »; supporta il discente dal punto di vista emotivo e motivazionale; presta attenzione ai feed-back dei discenti e suggerisce eventuali aggiornamenti dei materiali, se necessari; svolge un ruolo di mediatore nell'ambito del gruppo e funge da «animatore» della classe virtuale sollecitando, con opportuni interventi sul forum, i discenti alla discussione; team tecnico: che è formato da coloro che gestiscono gli aspetti tecnici (hardware e software di base e LAN) del progetto di e-learning.

5. Principi guida per la qualità dei progetti di e-learning. Un progetto di e-learning puo' essere di svariate dimensioni: la sua portata è un elemento importante ai fini della progettazione dell'intervento formativo da effettuare, che, nell'ambito della P.A., deve comunque tenere conto del profilo dei destinatari, degli obiettivi da raggiungere, della tipologia dei contenuti e del contesto nel quale viene realizzato. Il procedimento di formazione di questo tipo va studiato analizzandone preliminarmente le dimensioni e deve poi essere progettato non solo in funzione del materiale che a tal fine si rende necessario apprestare, ma anche in vista della realizzazione di servizi che siano poi effettivamente utili per l'utente e della creazione di strumenti - riferiti ad uno specifico ambiente di apprendimento o ad una delle piattaforme disponibili in commercio - adeguati a sostenere un processo interattivo e collaborativo tra i vari attori. I fattori che occorre analizzare per progettare l'intervento formativo on-line, e che vanno poi valutati ai fini della determinazione della portata dello stesso, attengono: alla dimensione dell'ente (che possono essere: enti di piccole dimensioni, enti di grandi dimensioni, o raggruppamenti di enti), all'estensione a livello territoriale (potendosi trattare di amministrazioni centrali e di amministrazioni locali), al comparto di appartenenza dell'ente (sanità, scuola, ecc.), al livello degli strumenti tecnologici in atto disponibili presso l'Ente stesso - ai quali fa riferimento anche il citato decreto 17 aprile 2003 concer- e-learning. FASE ATTIVITA’ Individuazione dei destinatari della formazione e delle loro esigenze Rilevazione dei dati sul personale relativi a natura e competenza del target Individuazione del fabbisogno formativo Analisi dei bisogni individuali, dei ruoli e delle esigenze organizzative, alla luce delle norme che attribuiscono nuovi compiti all’amministrazione, tenuto conto della programmazione delle assunzioni, della disciplina contrattuale e degli accordi sindacali Progettazione vincolata alla normativa generale sulgi appalti e servizi, al mercato, alle caratteristiche tecniche della formazione, nonché alle dotazioni tecnologiche e alle metodologie da impiegare Attenzione agli obiettivi dell’azione formativa Considerazione delle caratteristiche dell’organizzazione Considerazione delle risorse finanziarie Considerazione del numero e delle aree professionali del personale Analisi della dotazione hardware e software Scelta tra le piattaforme tecnologiche e gli ambienti di apprendimento che consentono la fruizione dei contenuti attraverso vari strumenti Definizione dei programmi didattici Definizione delle metodologie didattiche Definizione dei contenuti relativi ai programmi didattici nente i corsi di studio a distanza - alla professionalità e alle specifiche competenze dei destinatari ai quali l'intervento formativo è diretto. Tenuto conto di tutto cio', è opportuno procedere ad un'analisi del fabbisogno di formazione all'interno della singola amministrazione, in termini di: grado di alfabetizzazione informatica, compiti istituzionalmente attribuiti e funzioni svolte, dotazione di infrastrutture (sedi, aule) e apparecchiature informatiche (hardware e software). Le scelte possono dunque articolarsi su una molteplicità di parametri e dovrebbero essere operate alla luce di numerose e diversificate condizioni obiettive strettamente connesse alla domanda di formazione in termini di vincoli o peculiari esigenze. Va peraltro tenuto presente che qualsiasi intervento richiede comunque la preventiva adozione di iniziative indispensabili ai fini di un proficuo avvio del progetto di formazione, quali: ricognizione (a livello centrale e a livello decentrato) delle strutture/infrastrutture disponibili, in funzione degli interventi di formazione programmati e pianificazione delle spese che è necessario effettuare per il raggiungimento dei prefissati obiettivi; interventi di alfabetizzazione informatica, laddove necessari, per dotare l'utenza quanto meno di adeguata competenza nell'impiego degli strumenti informatici. Questo tipo di intervento deve essere progettato in modo da non frapporre alcun ostacolo in sede di accesso al progetto di formazione, ma favorire, al contrario, un primo approccio agli strumenti e alla cultura propri dell'e-learning o una maggiore familiarità e confidenza con gli stessi se l'utente ha già superato le difficoltà che inevitabilmente si presentano in sede di primo impatto; sotto questo profilo, in molti casi potrebbe trattarsi di interventi formativi in modalità blended. A questo proposito, va anche considerato che un processo formativo on-line non consiste nella mera diffusione in rete di materiale, ma anche - e soprattutto